כניסת חברים ותושבים

אודות הארכיון
מתחת למנהלה, בלב דשאים, במרכז הקיבוץ נמצא הארכיון של גבעת חיים איחוד.
לב הארכיון נמצא בחדר שאנו מכנים הגנזך.

החדר שבסוף המסדרון - הגנזך...
בגנזך אין חלונות ויש בו תמיד טמפרטורה ולחות מבוקרים. בגנזך מתקני איחסון מותאמים לארכיון (קומפוסטרים) שעליהם ניצבים כמו חיילים (לפעמים שמנמנים) מכלים חומים ובהם תיקים האוצרים בתוכם ערמות מסמכים מכל הסוגים - בנושאי משק, הנצחה, תרבות חינוך ועוד. כמו כן בארכיון תמונות גדולות שפותחו, ספרים, עלונים, אלבומי תמונות, קלטות שמע, כרזות, פרוטוקולים, מפות ושקופיות.

העברת חומרים לארכיון 
חומרים מגיעים לארכיון מהנהלת הקהילה, מבעלי תפקידים, מענפים, מרכזי תרבות, מערכת החינוך וכו'. כרגע אנו עובדים על מיסוד נוהלי העברת החומרים. חומרים אישיים כמו: שירים ליובלות, מסיבות ואירועים פרטיים מגיעים באופן לא סדיר, וגם כאן יש להסדיר זאת.

איתור ורישום חומר בארכיון הפיזי
כל פריט שמגיע לארכיון ממויין לפי חטיבה ובהתאם לזאת לפי המיכל המתאים והתיקים במיכל. הפריטים נרשמים ברמת התיק ולא ברמת הפריט. בארכיון קיים אינדקס מצאי בתוכנת אקסל. כשיש שינויים מעדכנים את המצאי. כרגע ניתן לחפש תמונות סרוקות במחשב דרך כותרת המסמך אם ניתנה מראש.
טופ, התוכנה הישנה של הארכיון, הומרה לתוכנת אקסל (עדיין ניתן לחפש בה - תמונות וחומרים בתיקים). כמו כן נשארה גם כרטסת ישנה של התמונות. תוכנת מעלה שקדמה לטופ לא עברה במלואה אך קיימת בנייר מודפס. 

ארכיון דיגיטלי
במשך שנים התנהל ארכיון שהתבסס על ניירות וחומרים פיזיים אחרים כגון צילומים וכרזות. כיום אנחנו עוברים לשיטה שבה החומר מאוחסן בצורה דיגיטלית. כמובן שזה כרוך בהרבה התלבטויות שמאפיינות את הארכיונים בארץ ובעולם.
היום ארכיונים מבינים שהם נמצאים "בין המיצרים", להיות פתוחים ונגישים לציבור שמתעניין אך מאידך חייבים לשמור על קריטריונים מחמירים של ארכיון. אחד היעדים הוא להוות במה לשיתוף הציבור באוצרות הארכיון. לצערנו עדיין לא נמצא פתרון אידיאלי כולל (מסיבות שונות). אי לכך בחרנו להשתמש בפלטפורמה של האתר האינטרנטי שלנו ולבנות מאגר ביניים שיהיה נגיש לאנשים. בתוכנת הניהול הפנימית של האתר נמצאים גם השדות הרלוונטים לארכיון. המטרה שלנו להתמשק לתוכנה ארכיונית ארצית (פרויקט רא"י). 

ראיונות אישיים
ארכיון קיבוצי כולל גם חומרים השייכים לפרט ולא רק לכלל. במשך שנים אוסף הארכיון חומר שמתפרסם על חבר ופועליו. בגיל מסוים מקיימים גם ראיונות אישיים שבהם אנו מתעדים את הסיפור האישי של כל חבר וחבר. בארכיון קיים מאגר קלטות אודיו שרובן מתומללות והטקסט שלהן נמצא בתיקו של החבר או הנפטר. גם היום נמשך מפעל התיעוד הזה ואנו רואים בו נכס חשוב.

ערב דפדוף באלבומים


צילומים
בגנזך אלבומי תמונות בגדלים שונים. ישנם 220 אלבומים כשבכל אחד מהם כ-120 תמונות. כמחצית מהאלבומים נסרקו באופן מלא על ידי חברה חיצונית -ADMS (בפורמט TIf ברזולוציה של 300dpi). 
זה המקום לברך על פועלם של צלמי הקיבוץ בעבר ובהווה אלו ששימרו ומשמרים לנו את ה"מראות": עמרם נבו, אלי וורפל, מנחם עמלי, רפי לביא, יוסי רום, אלדד ורדי, גלעד רפאלי, יוני פרינץ, חגי דור, יפתח לברון, חנוש מורג, מירהל'ה זיו, יוסי רום, אפרת אשל, דוד שחר, יובל נקר ורבים טובים אחרים. כמו כן תודה לאתר "אנשים ישראל".


הילדה מירון ודינה שפריר מארחות ילדים בארכיון



ולמי שמתעניין מעבר - גם לארכיון יש היסטוריה...
פינדה שפע היה הראשון שהתחיל לאסוף את החומרים. עוד כשהיו בקיבוץ גבעת חיים מאוחד הוא דאג לאיסוף חומרים (ניירות וחפצים). במשך השנים הראשונות של הקיבוץ, עוד טרם היות ארכיון לקיבוץ, נשמרו המסמכים אצל המזכיר הטכני (בעיקר מה שקשור להחלטות מזכירות ליומני הקיבוץ ועוד).
עד שנת 1955 עמרם נבו צילם וגם דאג לשמר את הנגטיבים אצלו (ובשנים האחרונות העביר את הנגטיבים לקיבוץ לסריקה). 
בסוף שנות החמישים של המאה הקודמת הטיל המזכיר דאז - נחמיה גינסבורג על המזכיר הטכני אלי וורפל את התיעוד הויזואלי. לצורך כך נרכשה מצלמה. 
באוגוסט 1973 אושרה הקמת הארכיון בחדר קטן בבית דירות קטן בשיכון ב'. את עבודת הארכיון קיבלה על עצמה זאבה ליבני, שהייתה גם עורכת העלון ופינדה שפע סייע בידה. אחר כך עברו לבית טרזין ליד הארכיון של בית טרזין. 
בראשית שנות ה-80 הארכיון עבר לקומת הקרקע במבנה המזכירות הנוכחי שהחליף את הצריף המיתולוגי של המזכירות.
באותן שנים נשלחה דינה שפריר מטעם הקיבוץ ללימודי ארכיונאות, והיא מיסדה את הארכיון לפי חוקי הארכיונאות. אליה הצטרפו עדי נחמני שהיה עד אז מורה ומחנך וחיים ויקטור שלמד את תכנת המחשב - 'מעלה'. אליהם הצטרפו הילדה מירון שקיבלה על עצמה לסדר את האלבומים והתמונות ולזהות את האנשים, וסימה שרי שתמללה את הראיונות האישיים שערכה לאה הישראלי.
אחרי שנפטרה דינה החלה בעבודה בארכיון דורון נבון, שלמדה ארכיונאות בקורס בבית ברל.
חנוש מורג השתלבה בעבודת הארכיון כשנתבקשה לראיין את הילדה מירון (1994-5). באותו זמן עברה לתמלול הראיונות שעדיין היו על פסקול, ואחרי תקופת מה הוחלט שתיכנס לעבוד ליד דורון שצמצמה את משרתה. 
במשך השנים עבדו חברי קיבוץ שונים בארכיון בזיהוי ורישום.
ב-2012 חנוש יצאה לפנסיה ונשארה בעבודתה במשרה חלקית. באחריותה בעיקר הראיונות האישיים. היידי עפרון נכנסה לתפקידה בשנת 2012, כשהארכיון נמצא תחת אחריותה כמנהלת המידע. רענן רז ערך מיפוי נרחב בנושא המידע והארכיון בקיבוץ והתווה את תחילת הדרך בשילוב של השניים, בדגש על פרויקט מוביל בתחום הדיגיטציה של חומרים ויזואלים וטקסטואלים.